TEAMWORK và các báo cáo

[falleaf]

Tôi đã từng viết trên diễn đàn vn8x như sau:
Source: http://forum.vn8x.com/viewtopic.php?t=61

Một cách lý luận, tôi phân tích vấn đề làm việc nhóm như sau:

1) Làm việc nhóm, thực chất là một hệ thống vòng kín. Trong đó ngõ vào là một số lượng người với các kiến thức nào đó, và ngõ ra là các sản phẩm của nhóm.

2) Thực chất, quá trình làm việc nhóm bao gồm 2 quá trình, một là quá trình trao đổi thông tin, hai là quá trình trao đổi công cụ làm việc. Trong đó, công cụ làm việc bao gồm các sản phẩm trung gian, và các công cụ làm việc có sẵn.

3) Về vấn đề trao đổi công cụ làm việc, rất đa dạng và phong phú. Với những người nghiên cứu khoa học kỹ thuật, thì thường đó là các thiết bị đắt tiền, chỉ có một vài thiết bị, cần dùng chung, cũng có thể là các sản phẩm trung gian, có cái này thì mới làm cái tiếp được, hoặc có thể là định hướng nghiên cứu... Đối với khoa học xã hội, thì đó là những kinh nghiệm, những tài liệu, những con số thống kê, những chỉ dẫn, và tư tưởng văn hóa... Trong hoạt động văn phòng, đó là giấy tờ, chứng từ, sổ sách, là những vật dụng văn phòng, là chìa khóa phòng, bàn, két sắt, hợp đồng, vốn liếng...

4) Vấn đề về công cụ làm việc, tùy vào mỗi hoàn cảnh khác nhau, mà có thể sắp xếp các mô hình khác nhau, để tận dụng tài nguyên công cụ, bởi vì tài nguyên công cụ luôn là tài nguyên giới hạn trong nhóm. Tuy vậy, cần chú ý rằng, tài nguyên vô hạn là thông tin. Vậy việc chia sẻ tài nguyên thông tin là vô cùng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm.

5) Một chút về khái niệm tin học và từ điển tiếng Việt. Cần phân biệt rõ hai khái niệm dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là cái được lưu truyền, thông tin là cái được tiếp nhận đã thông qua xử lý. Đơn giản, anh đưa cho em một tờ giấy: "Hẹn gặp em ở chỗ cũ nhé em yêu". Một cô gái sẽ nghĩ:"Thằng cha này khùng chắc". Một cô khác sẽ nghĩ: "Bình thường anh ta chẳng bao giờ đưa giấy, hôm nay đưa giấy, chắc là có vấn đề gì đây? Hay là muốn chia tay?". Một cô khác sẽ lại nghĩ: "Rồi, mình biết rồi, hôm nay là sinh nhật mình, anh ta cứ vờ đi, nhưng lại để mảnh giấy cho mình". Hoặc với N cái hoặc... Tờ giấy được gửi là dữ liệu, cái mà cô ta dùng kinh nghiệm và những thông tin khác để hiểu ý tờ giấy nói gì, hiểu ý anh chàng gửi tở giấy nói gì... Đó là quá trình xử lý và lấy được thông tin. Vấn đề mấu chốt là hiểu được ý anh ta muốn gì, chứ không phải là hiểu tờ giấy nói gì, bởi vì quá rõ ràng, gặp ở chỗ cũ.. Chỗ cũ quán nằm trong cư xá Bắc Hải... hehehehehe...

6) Vậy có mấy việc cần phải làm:

a) Chuẩn hóa kỹ năng truyền dữ liệu, có nghĩa là đừng viết cái giấy đó bằng bút chì trên giấy vệ sinh, sẽ rất khó đọc. Hoặc phải tập viết chữ cho sạch đẹp, nếu không làm được thì ra thuê một em trẻ trung xinh đẹp váy ngắn để typing dùm. Nói chung là người nhận cũng thích giấy thơm nữa, vì nếu rủi mà anh viết giấy nhiều lần mà người ta thấy nhảm thì người ta đâu có thèm ra chỗ hẹn với anh làm gì, phải không người ta nhỉ?...

Do vậy, điều cần thiết là VN8X phải có một chuẩn form hỗ trợ việc truyền dữ liệu. Đảm bảo việc truyền dữ liệu, khi đến tay người đọc, phải đầy đủ chính xác.

Dữ liệu dài quá, nhàm qúa, chán. Cần phải truyền dữ liệu đã được nén. Tiết kiệm đường truyền khi lưu hành.

b) Xây dựng bài toán Graphs, đảm bảo sao cho dữ liệu được truyền đến mọi người. Tính toán thời gian truyền của dữ liệu đến tay mọi người. Lưu ý rằng, không phải ai cũng check mail hàng ngày, không phải ai cũng quan tâm đến mailing list, không phải người ta sẽ dùng email thường dùng để đăng ký mailing list.... Cần phải quan sát, thống kê, và phải đưa ra giải pháp truyền dữ liệu một cách hợp lý. Sơ đồ truyền dữ liệu phải được phổ biến rộng rãi, để làm sao các thành viên có thể nhận dữ liệu, kể cả tình trạng delay hoặc delay jitter, lost packets...

7) Đảm bảo được việc truyền dữ liệu sẽ đảm bảo được 80% lượng thông tin. 20% còn lại, phụ thuộc vào ý thức người nhận thông tin. Mới bị mẹ la, cấm ra khỏi nhà vì hay đi chơi khuya, đố em nào dám đến chỗ hẹn với cái mẩu giấy nhắn tin kiểu đó.

8) Khi đảm bảo việc truyền thông tin, là đảm bảo được 50% hoạt động của nhóm. Như vậy, đảm bảo việc truyền dữ liệu, sẽ đảm bảo được 40% hoat động của nhóm.

Điều này dẫn đến, người chủ trì nhóm cần xây dựng cho được mạng lưới thông tin trong nhóm, và điều này quyết định 40% hoạt động của nhóm.

9) Về truyền công cụ, trong đó dạng công cụ sản phẩm trung gian sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động tổng thể. Đối với tin học, gọi là các ràng buộc, đối với kinh tế, cần vẽ sơ đồ Găng, đối với tôi, điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn.

Làm, chúng ta sẽ có, không làm chúng ta sẽ không bao giờ có cái gì cả.